Agent(e) de soutien aux programmes

Nous exigeons l'anglais écrit et parlé pour ce poste car nous desservons spécifiquement la population d’expression anglaise de la région de la Capitale-Nationale. Rôles et responsabilités Accueillir, évaluer et orienter les demandes de renseignements par téléphone et par courriel Superviser les activités quotidiennes du bureau, percevoir les frais d’activité, gérer les factures, commander les fournitures de bureau et veiller à l’entretien de l’équipement Soutenir les divers programmes des Partenaires JH au pavillon Jeffery Hale et dans nos autres lieux de travail Planifier et mettre en œuvre la logistique des activités communautaires et des formations Soutenir nos initiatives de santé et de sécurité destinées au personnel et aux bénévoles Offrir du soutien à notre équipe relativement aux diverses technologies de l’information Coordonner les réservations de locaux sur place, notamment les salles de réunion, les technologies de vidéoconférence et les bureaux partagés Assurer le suivi et le soutien des demandes de services de transport Réviser des documents Contribuer au suivi de la participation aux programmes et des statistiques aux fins de production de rapports; Participer aux communications de l’organisme : infolettres, affiches, écrans de babillard numérique, sondages, médias sociaux, site Web, etc. Veiller à ce que les documents soient classés et archivés conformément aux pratiques exemplaires de gestion documentaire. Exigences spécifiques Permis de conduire valide (l'utilisation d'un véhicule peut être requise) La connaissance de la communauté anglophone de Québec et de ses organismes serait un atout Compétences professionnelles et personnelles Solides compétences interpersonnelles, ainsi que d'excellentes aptitudes à l'expression orale et écrite Aisance à interagir avec des personnes de tous âges et de toutes capacités, y compris les enfants, les personnes aînées et les personnes ayant des besoins particuliers Grand sens de l’organisation, minutie, autonomie et débrouillardise Capacité d’adaptation, esprit d’équipe et collaboration Respect de la diversité linguistique, culturelle et économique de nos groupes et de notre clientèle Excellentes aptitudes en révision, en français comme en anglais Excellente maîtrise de l’environnement Windows et de Microsoft 365. La connaissance de la suite Adobe, FileMaker et de Facebook constitue un atout Aisance avec les technologies audiovisuelles, notamment la vidéoconférence Une volonté d’apprendre à utiliser d’autres logiciels et d’autres technologies Conditions de travail Une semaine de travail de 28 à 35 heures, pendant la journée. Du travail occasionnel de soir et de fin de semaine pourrait être requis. Après une période de probation de six mois, la personne aura accès à une gamme d’avantages sociaux, notamment une assurance collective et un régime de retraite; Les Partenaires communautaires Jeffery Hale (Partenaires JH) est une organisation communautaire caritative dont la mission est d’améliorer la santé et le bien-être de la communauté d’expression anglaise de la région de la Capitale-Nationale (Québec métropolitain), y compris Portneuf et Charlevoix, en mettant l’accent sur les personnes les plus à risque. agent administratif/agente administrative Temps plein