Adjointe administrative ou adjoint administratif (DAPCOM)

VOTRE RÔLE Sous l’autorité du directeur des affaires publiques, des communications et des relations gouvernementales, vous soutiendrez ce dernier dans l’organisation et la gestion administrative des activités de son équipe. Vous assumerez également diverses tâches liées aux mandats de cette direction afin d’assurer le suivi et le bon fonctionnement des opérations. Au quotidien, vous aurez à : • Effectuer le suivi périodique des responsabilités administratives de la direction des affaires publiques et des communications. • Veiller à la bonne marche des activités courantes en assumant la responsabilité de la gestion des boites de messagerie et la gestion documentaire des dossiers en respect des échéanciers. • Gérer l’agenda du gestionnaire en vous adaptant aux exigences liées à sa fonction et en assurant la logistique conséquente (réservation de salles, préparation de la documentation, convocations, etc.). • Soutenir le gestionnaire afin d’assurer l’application et la conformité des règles administratives relatives aux achats, aux déplacements, à l’assiduité et aux différentes demandes du personnel, puis veiller à leur transmission auprès des services concernés. • Organiser les déplacements, effectuer les réservations, préparer et vérifier les frais de voyage conformément aux règles en vigueur. • Vérifier et contrôler la qualité et la conformité de différents documents. • Rédiger, intégrer et mettre à jour différents contenus dans l’intranet et sur le site Web. • Produire différents documents, tableaux et outils de gestion, et en assurer le suivi en maintenant à jour un système informatisé de suivi des dossiers et des mandats. VOTRE PROFIL • Faire preuve d’autonomie et posséder un bon sens de l’organisation. • Démontrer une excellente capacité d’adaptation au changement et une bonne gestion des priorités. • Être en mesure d’établir les priorités et de gérer simultanément plusieurs dossiers qui requièrent une attention précise, dans un environnement de travail en constante évolution. • Vous distinguer par votre rigueur, votre discrétion et votre courtoisie. • Posséder un grand sens de la collaboration et un esprit d’équipe développé. VOTRE FORMATION ET VOTRE EXPÉRIENCE • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée pertinente • Minimum de trois à cinq années d’expérience pertinente dans des fonctions de soutien technique ou administratif • Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit • Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) • Atout : connaissances en intégration de contenus dans des outils numériques (Web, intranet, SharePoint, Drupal) Nous vous invitons à consulter notre site internet pour visualiser l'offre d'emploi complète : https://amp.quebec/emplois-a-lamp// Les renseignements personnels que vous nous communiquerez seront utilisés afin de compléter et de traiter votre dossier de candidature dans le processus de dotation. L’AMP offre un environnement de travail inclusif, équitable et accessible, où chacune et chacun se sent valorisé(e) et respecté(e). Nous analysons les candidatures de toutes les personnes qualifiées qui peuvent nous aider à constituer un effectif à l’image de la diversité de la main-d’œuvre québécoise. Les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation sont invitées à nous en faire la demande. L’AMP, C’EST… L’AMP joue un rôle de premier plan au chapitre de l’application des lois et des règlements encadrant les contrats publics au Québec. En plus de surveiller l’ensemble des contrats publics, son équipe pluridisciplinaire reçoit et traite les plaintes des personnes intéressées ainsi que des renseignements du public, et administre le Registre des entreprises autorisées et le Registre des entreprises non admissibles. Plus, qu’un emploi… une vocation : • Participer à la mise en place d’une organisation nouvelle et novatrice; • Contribuer activement à l’intégrité de l’État, de concert avec des spécialistes chevronné(e)s et reconnu(e)s dans ce domaine; • Relever des défis uniques, qui donnent des résultats tangibles; • Évoluer dans un environnement stimulant et valorisant; • Et bien plus encore! adjoint administratif/adjointe administrative Temps plein