Adjoint/Adjointe de Direction

DESCRIPTION DE TÂCHES ET QUALIFICATIONS – ADJOINT À LA DIRECTION Titre du poste : Adjoint à la direction Supérieur immédiat : Directeur général L’adjoint à la direction soutient la direction générale en assurant la coordination des activités administratives et opérationnelles de l’organisme. DESCRIPTION DE TÂCHES • Gérer les communications et les demandes administratives; • Assurer la gestion des dossiers, des contrats et des documents administratifs; • Organiser et mettre à jour les archives physiques et électroniques, y compris les documents confidentiels et les contrats; • Offrir un soutien administratif et opérationnel à la direction; • Coordonner et gérer les réservations, les tournages, les visites et les événements; • Superviser les contrats de locataires, en assurant leur préparation, leur suivi et leur renouvellement; • Effectuer le suivi des opérations financières, notamment la facturation, les dépôts, les paiements et les remboursements, y compris le traitement des demandes de remboursement des employés; • Effectuer l’entrée des factures fournisseurs et clients dans Sage et préparer les paiements via AccèsD; • Assurer le suivi et effectuer les relances concernant les paiements en retard; • Préparer les feuilles de temps et gérer les paies via EmployeurD; • Gérer les dossiers du personnel, incluant les congés, absences et mises à jour des informations; • Effectuer toute autre tâche connexe. QUALIFICATIONS REQUISES Formation • Diplôme d’études collégiales ou formation universitaire en administration, bureautique, gestion ou comptabilité. Expérience • 3 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif et administration; • Expérience en gestion administrative, suivi financier, facturation, paiements, paie et gestion de dossiers; • Connaissance technique : maîtrise avancée de la suite Microsoft 365; • Excellent français; Qualités et aptitudes • Disponibilité; Initiative; Entregent; Autonomie; Capacité d’adaptation; Honnêteté; Respect; Discrétion; Confidentialité; Capacité de discernement; Habileté en travail d’équipe; Bon sens d’organisation; Rigueur; Gestion du stress. adjoint/adjointe de direction Temps plein