Adjoint Administratif/Adjointe Administrative à la Mairie

Répondre aux demandes des conseillers municipaux (repas, budgets discrétionnaires, budgets de recherche et soutien). Acheminer les demandes auprès des différents services de la Ville et assurer le suivi. Rédiger, saisir, corriger et tenir à jour de la correspondance, des lettres, des tableaux, des rapports, des mémos, des ordres du jour, des procès-verbaux, des discours et des fiches de notes. Recevoir les appels téléphoniques, les visiteurs et le personnel, leur fournir ou obtenir les informations ou les documents demandés selon les instructions reçues et les acheminer à qui de droit. Recevoir les demandes, faire les vérifications nécessaires et l’envoi aux parties prenantes ou autres instances appropriées. Recevoir le courrier du personnel et la correspondance du service, les trier et les distribuer aux personnes concernées. Rechercher, recevoir, photocopier, assembler, monter, compiler et classer divers documents, dossiers et registres et les acheminer à qui de droit. Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau ou tout autre matériel du service et compléter les bons de commande. Vérifier les fournitures ou le matériel sur réception de ces derniers et préparer les avis de réception pour paiement. Gérer l’agenda du maire, fixer les rendez-vous, convoquer les gens aux réunions, assurer la logistique, assister, si nécessaire, aux réunions, prendre des notes afin de préparer les comptes rendus et les procès-verbaux. Superviser et planifier les rencontres avec les partenaires institutionnels et communautaires et en assurer la logistique au besoin. Vérifier, codifier, compiler les factures, faire concorder les dépenses du service avec le budget disponible, faire les transferts budgétaires, lorsque requis, produire les réquisitions d’achats. Remplacer l’adjoint administratif de la direction générale lors d’absences. adjoint administratif/adjointe administrative Temps plein